10.1 Den løbende udveksling af oplysninger mellem CPR og BBR

Anvendelsen af BBR og CPR som grundlag for udarbejdelsen af bl.a. registerbaserede folke- og boligtællingslignende opgørelser forudsætter tilvejebringelse og fastholdelse af overensstemmende adresser i de to registre.

Den grundlæggende betingelse for et fælles og entydigt identifikationsgrundlag er allerede opfyldt gennem fastlæggelsen af fælles regler for tildeling af adressebetegnelser i BBR og CPR. Reglerne for tildeling af adressebetegnelser findes i Bekendtgørelse nr. 1028 af 12 december 2002 om ejeres pligt til at give oplysninger til Bygnings- og Boligregistret (BBR). Disse regler er uddybet i Boligministeriets cirk. om etablering af BBR af 6. januar 1977.

Uddrag af disse regler er medtaget i sektion 4 om identifikationer.

Med det formål at fastholde overensstemmelsen mellem adresserne i BBR og CPR er der opbygget en løbende maskinel udveksling af oplysninger mellem registrene. Denne kommunikation skal sikre, at CPR`s registrering af befolkningens adresser tillige indeholder oplysning om den boligtype (felt 308) med hvilken de pågældende adresser er registreret i BBR. Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem adresserne i de to registre, udskrives der anmærkninger, således at forholdet kan rettes. Her igennem er der tilvejebragt et grundlag for, at der på ethvert tidspunkt er den højeste grad af overensstemmelse mellem boligadresserne i de to registre.

10.1.1 Løbende videresendelse af oplysninger fra BBR til CPR

Videresendelsen af oplysninger fra BBR til CPR foregår som hovedregel maskinelt på grundlag af den almindelige ajourføring af oplysninger om boligmassen i BBR.

Der vil således blive udtrukket oplysninger om tilgang og nedlæggelse af enhedsadresser samt om ændringer af boligtypekoder, der herefter videresendes og indsættes i CPR's boligregister.

Udover videresendelsen til CPR er der endvidere åbnet mulighed for, i undtagelsestilfælde, at overføre oplysninger til CPR om eksisterende boligtypekoder for enhedsadresser i BBR. Denne overførsel udløses ved en manuel indrapportering til et særligt felt (378) "adressekode" i BBR's stamregister.

Adressen og boligtypekoden (felt 308) anvendes som bindeled mellem BBR og CPR. Kommunikationen mellem registrene er tilrettelagt, således at alle enhedsadresser i BBR findes i CPR's adresseindeks.

10.1.1.1 Indrapporteringer af oplysninger

Indrapporteringer af oplysninger om oprettelse og nedlæggelse af boliger samt om ændring af boligtypekode

Fra BBR-ændringsregistret videresendes samtlige enhedsadresser til CPR for påbegyndt nybyggeri. I CPR oprettes adressen og/eller indsættes boligtypekode 8 til markering af, at byggeriet i BBR er registreret som værende under opførelse.

Når byggeriet fuldføres eller ibrugtagningstilladelse udstedes, og oplysningerne overføres til BBR-stamregistret, videresendes oplysning til CPR, således at den midlertidige boligtypekode 8 erstattes af den relevante boligtypekode.

Vedrørende en beskrivelse af boligtypekoderne henvises til sektion 5, afsnit 5.10.

Ved overførsel af oplysninger fra BBR-ændringsregistret til BBR-stamregistret samt ved direkte indrapporteringer til BBR-stamregistret foretages følgende maskinelle videresendelse til CPR:

- Ved nytilgang af enhedsadresser.

- Ved afgang (og herunder overgang til erhverv) af enhedsadresser. Hvis boligtypekode 1, 2, 3, 4 eller 5 indsættes en boligtypekode 7 i CPR. Boligtypekode 7 angiver, at boligen er nedlagt i BBR.

- Ved ændring af boligtypekoden, indsættes den nye boligtypekode i CPR.

En maskinel videresendelse til CPR med oplysning om afgang af en boligenhed i BBR samtidig med, at der i CPR er registreret personer på adressen, vil resultere i afvisning, der manuelt behandles af CPR-kontoret og kommunen.

Forholdet kan skyldes, at personen(erne) har undladt at melde flytning til folkeregistret eller iøvrigt er registreret med en fejlagtig adresse, at indrapporteringen til BBR er fejlagtig (boligen findes fortsat), at personen(erne) fortsat bor på adressen, men har taget ophold i boliger, der ikke skal registreres i BBR, f.eks. campingvogne o.lign.

I sidstnævnte tilfælde skal folkeregistret indbe-rette en boligtypekode 6 gennem CPR-kontoret.

10.1.1.2 Beskrivelse af felt 378 i BBR-stamregistret

- Overførsel fra BBR til CPR af oplysninger om eksisterende boligtypekode for boligadresser.

Der er mulighed for en overførsel af oplysninger om boligtypekode fra BBR til CPR gennem indberetning af kode 9 til felt 378.

Ovennævnte overførsel af boligtypekode til CPR vil være en følge af, at personer i CPR er registreret med en adresse uden eller med forkert boligtypekode.

Har man kendskab til, at der findes en godkendt tom bolig, f.eks. diplomatbolig, bolig for folketingsmedlem, montørbolig m.v., kan dette registreres i BBR via folkeregistret.

Folkeregistret indberetter boligtypekode 9 til CPR's boligregister, som maskinelt overfører en *-markering til BBR (felt 378).

Ved persontilmelding af boligen blankes feltet via CPR's boligregister og der udskrives en kvitteringsliste til kommunen.

Når feltet blankes, returnerer BBR boligtypekoden fra felt 308 til CPR's boligregister.

10.1.2. Anmærkninger ved indrapportering til CPR (kontrol af tilflytningsadresse i CPR)

Kontrol af tilflytningsadresser i CPR indebærer, at der løbende udskrives anmærkninger, hvis personer i CPR registreres på en adresse, som ikke er registreret som bolig i BBR - enten fordi adressen ikke skal registreres i BBR eller er registreret som en erhvervsenhed (felt 308 = blank).

Ved ajourføringen af CPR's boligregister med nye adresser kan følgende anmærkninger forekomme. Anmærkningen forekommer kun på skærmen, når hændelsen indrapporteres og der udsendes ikke papirlister.

Årsagen til udskrivning på anmærkningsliste af ovennævnte tekst kan skyldes:

- at personerne er indrapporteret med fejlagtig adresse (Folkeregistret må korrigere adresse for de berørte personer i CPR)

- at adressen relaterer til en bolig, der efter sin art ikke skal registreres i BBR, f.eks. campingvogne, telte m.v. (Folkeregistret skal i dette tilfælde indberette en boligtypekode 6 gennem sekretariatet for personregistrering)

- at boligenheden er registreret med ukorrekt adresse eller anvendelseskode (erhverv) i BBR. (BBR-myndigheden korrigerer adressen eller anvendelseskoden i BBR, hvorefter boligtypekoden maskinelt vil blive overført til CPR`s adresseindeks. Er der evt. tale om et forhold, der er i strid med byggelovens regler og er etableret uden byggesagsbehandling, bør man sikre sig, at den relevante forvaltning er orienteret, forinden indberetning foretages)

- at boligenheden kan relateres til nybyggeri, der i BBR-ændringsregistret er registreret som værende under opførelse. (Tilfældet indikerer, at indflytning er sket inden meddelelse om fuldførelse eller udstedelse af hel eller delvis ibrugtagningstilladelse til byggeriet)

- anmærkningen skyldes alene forskelle i ajourføringsfrekvenser i de to registre. CPR har daglig ajourføring, hvorimod BBR som hovedregel overfører adresser til CPR én gang om måneden. (Kan udskrivningen forklares herved, skal BBR-myndigheden ikke foretage sig yderligere).

10.2 Supplerende identifikations- og beliggenhedsdata

BBR-data kan sammenstilles med andre ejendomsdataoplysninger og videregives efter reglerne beskrevet i sektion 8.

I forbindelse med den kommunale sagsbehandling vil BBR-data dog ofte blive præsenteret sammen med data, der er registreret i andre ejendomsdatasystemer, uden at dette direkte fremgår af skærmbilleder, udskrifter m.v..

Det vil typisk dreje sig om supplerende identifikations- og beliggenhedsdata. Nedenfor er angivet en oversigt over de væsentligste af disse oplysninger med angivelse af, hvor oplysningerne er registreret.

10.3 Forsvarets og Justitsministeriets ejendomme

Af sikkerhedshensyn gælder der særlige forhold for Forsvarets og Justitsministeriets ejendomme i BBR.

Disse hensyn skal sikre, at de samlede registreringer i BBR for disse ejendomme kun er tilgængelige for autoriserede personer i de kommunale forvaltninger, og at en række af BBR's normale oplysninger ikke kan videregives til andre.

Det gælder bl.a. for videregivelse efter bekendtgørelse nr. 509 af 28. juni 1991 om adgangen til at modtage oplysninger fra bygnings- og boligregistret samt oplysninger sammenstillet med flere ejendomsregistre m.v. og digitale kort.

Sikkerhedsforanstaltningerne omfatter indberetninger på ejendoms-, bygnings- og enhedsniveau og omfatter alle ejendomme, der ejes af enten Forsvaret eller Justitsministeriet. Ejendomme, der udlejes til Forsvaret eller Justitsministeriet er således ikke omfattet.

Begrænsninger i adgangen omfatter indholdet af en række udvalgte felter med følgende oplysninger:

1. Ejendomsniveau

Felt: Navn:

103 Vandforsyning

104 Afløbsforhold

110-119 Olietanke

2. Bygningsniveau

Felt: Navn:

204 Adgangsforhold

210 Konstruktionsforhold

211 Ydervægsmaterialer

212 Tagdækningsmaterialer

220 Antal etager

229 Varmeinstallation

230 Opvarmningsmiddel

231 Elevator

236 Sikringsrumspladser

237 Fritliggende bygning

239 Supplerende varme

270 Afvigende etager

3. Enhedsniveau

Felt: Navn:

316 Flytbare skillevægge

318 Toiletforhold

319 Badeforhold

321 Energiforsyning

I forbindelse med opdatering kan registerføreren adskille civile- og ikke-civile ejendomme ved angivelse af én af følgende statuskoder i F/J-kode via transkode C121 eller C161:

0 : Ejendom med offentligt tilgængelige oplysninger (civile ejendomme).

1 : Ejendom med begrænset adgang til oplysninger (ikke - civile ejendomme).

Indberetning af ændret statuskode skal ske ved ejerskift, ved fejlrettelser eller efter anmodning fra Forsvaret eller Justitsministeriet.

Præsentation af oplysninger via terminal:

For de kommunale medarbejdere med autorisation, er der adgang til alle BBR's oplysninger for Forsvarets og Justitsministeriets ejendomme.

For brugere, der ved terminalopslag har adgang til BBR via videregivelsessystemet, er der ikke adgang til de ovenfor nævnte oplysninger i BBR for ejendomme med status kode 1. BBR's øvrige oplysninger er der dog adgang til i fuldt omfang.

Ejer- og lejermeddelser:

Ejermeddelelsen udskrives i to udgaver:

1) til ejerne eller den kommunale forvaltning:

Denne udgave bestilles enten til periodisk udskrivning på Kommunedata via kode 1 eller 2 i f194 eller til udskrivning af skærmprint via transkode J193. Denne ejermeddelelse omfatter BBR's oplysninger i uændret omfang.

2) til videregivelse:

Til udskrivning af denne udgave anvendes bestillingskode 3 ("Bestilling af ejermeddelelse til videregivelse") eller transkode C191 til bestilling af skærmprint. Ved bestilling for ejendomme med statuskode 0 udskrives BBR's oplysninger i hidtidigt omfang - samt bemærkningen: "Denne BBR-ejermeddelelse er udskrevet efter anmodning om videregivelse."

Hvis bestillingskode 3 i f194 eller transkode C191 anvendes og ejendommen har statuskode 1 udskrives kun de offentligt tilgængelige data - samt bemærkningerne: "Denne BBR-ejermeddelse er udskrevet efter anmodning om videregivelse. Adgangen til ejendommens oplysninger er begrænset."

Årsagsteksterne vil ikke blive udskrevet på skærmprint.

Udtræk:

Udtræk til den kommunale forvaltning kan bestilles uden begrænsninger i indholdet af oplysninger. Der gøres opmærksom på, at udtrækkene kun må anvendes til kommunalt brug og ikke må videregives. Det samme gælder udtræk til visse statslige opgaver, vurdering af fast ejendom, bloktilskudsberegning, diverse statistiske opgørelser m.v.

Udtræk via videregivelsessytemet vil fremover kun omfatte offentligt tilgængelige oplysninger for de omhandlede ejendomme.